Certificação digital para condomínios: o que é, como conseguir e qual a sua importância

Administrar um condomínio é uma tarefa muito importante para se certificar de manter o edifício em dia com a legislação e para evitar algumas complicações fiscais e orçamentárias. No entanto, algumas tarefas vão exigir a autenticação de vários documentos, o que pode se mostrar muito trabalhoso. Por isso, foram criadas algumas alternativas para facilitar esse processo, como a certificação digital para condomínios. 

Obrigatório desde Junho de 2013 para todos os empreendimentos desse segmento, a certificação digital para condomínio possibilita que o síndico envie todos os dados importantes sobre seus funcionários para a Caixa Econômica Federal, contribuindo para a melhor gestão do condomínio, poupando tempo no dia a dia e facilitando os processos jurídicos. Por isso, ele corre o risco de ser penalizado com multas pela Justiça do Trabalho, além de correr o risco de sofrer com processos trabalhistas.

Porém, apesar das advertências, é mais comum do que você pode imaginar encontrar condomínios que estão em situações irregulares. Além disso, muitos profissionais dessa área também têm dúvidas sobre como usar a certificação digital para melhorar a administração dos condomínios. Sendo assim, é importante entendermos sobre o assunto e, pensando nisso, achamos importante trazer esse post.

A Nova Época Imóveis trouxe as principais informações sobre a certificação digital para condomínios, assim, você pode esclarecer suas dúvidas e entender como obter essa certificação. Em caso de dúvidas ou para mais informações, não deixe de entrar em contato com um dos nossos corretores, eles estão sempre à disposição para te ajudar com o que for necessário!

O que é a certificação digital para condomínios?

A certificação digital para condomínios nada mais é do que um atestado que permite ao seu administrador ou síndico assinar documentos digitalmente. Dessa forma, é possível emitir declarações com validade jurídica sem ter que ir ao cartório. Isso acontece porque a certificação digital adiciona as seguintes características à assinatura:

• Integridade – após assinado, o documento não pode ser modificado;
• Confidencialidade – somente as partes interessadas podem acessar o documento;
• Autenticidade – a responsabilidade da assinatura é assegurada pelo autor;
• Não-repúdio – ninguém pode negar a autoria da assinatura.
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Essas qualidades permitem que o documento seja usado em praticamente todas as atividades administrativas, incluindo o uso de um sistema de gestão condominial. Além disso, esse documento também é utilizado para que a administradora do condomínio ou o síndico possam acessar o canal chamado Conectividade Social, da Caixa Econômica Federal, para enviar os dados previdenciários pertencentes aos funcionários que trabalham no condomínio. 

Informações referentes ao INSS, FGTS, RAIS e outras obrigações trabalhistas só será possível por meio dessa ferramenta. No entanto, mesmo que o condomínio não possua funcionários, ainda é necessário dispor da certificação digital para fornecer os dados de RPA ou Recibo de Pagamento de Autônomos. 

A certificação digital é o documento eletrônico que tem como função comprovar quem executa uma ação virtual e pode ser usada pelos condomínios, por empresas e pessoas físicas. Resumindo, pode-se dizer que esse documento serve como uma identidade virtual da pessoa física ou jurídica. 

Qual a importância da certificação digital para condomínios?

1. Segurança nas transações bancárias

Um dos principais benefícios que essa certificação traz é que qualquer transação realizada na conta do condomínio deve contar com o máximo de segurança possível. Por conta disso, ela costuma ser feita diretamente em caixa. No entanto, com essa assinatura, as transações à distância estão permitidas, o que ajuda a minimizar o trabalho e a inconveniência envolvidos na versão offline.

2. Assinatura de documentos

A certificação digital para condomínios também é usada para autenticar todo tipo de documento, incluindo pagamentos, pedidos de compra, seguro condominial, declarações de imposto, entre outros. Tudo isso pode ser feito a partir do escritório ou da residência, sem que você precise gastar tempo na fila de um banco ou cartório e ter dinheiro para se deslocar até lá.

3. Redução do processo burocrático

Outro grande benefício dessa certificação é a redução no processo burocrático. Isso porque a emissão de documentos pode levar algum tempo, além de acumular várias folhas de papel que não serão usadas regularmente. Com a certificação digital, é possível migrar a maior parte das declarações para o meio virtual, o que ajuda a reduzir a quantidade de trabalho burocrático e o acúmulo de papéis no condomínio. 

Como podemos obter a certificação digital para condomínios?

Para obter essa certificação, o síndico deve entrar em contato com a Autoridade de Registros ou a Autoridade Certificadora da sua região e levar os seguintes atestados:

• RG e CPF do síndico;
• Comprovante de residência do síndico;
• Convenção de condomínio;
• Cartão CNPJ do condomínio;
• Instituição de condomínio disponível via cartório de imóveis;
• Especificação do condomínio, oferecida pela construtora;
• Ata da última eleição de síndico registrada, assinada e autenticada.

Com todos os requisitos apresentados, é feita a emissão do documento online e estará liberado para uso. 

Qual o custo de emissão do certificado digital para condomínios?

Os gastos com a emissão do certificado digital podem variar entre R$290,00 a R$495,00, pois os preços podem alterar conforme alguns aspectos:

• O formato do certificado, que pode vir em três tipos: cartão inteligente, cartão inteligente + leitora e token USB;
• O prazo de validade da ferramenta, que pode ser de um mês a três anos.

É importante ressaltarmos aqui que o cartão inteligente é mais adequado para condomínios que dispõem dos serviços de uma administradora. Caso a gestão do condomínio fique sob a responsabilidade do síndico, o mais ideal é optar pelo cartão inteligente + leitora ou pelo token USB. 

Com base nessas informações, podemos perceber que, além de ser um documento obrigatório, a certificação digital para condomínios é extremamente importante e, para facilitar o processo de solicitação, vale à pena considerar a ajuda de uma administradora especializada nesse tipo de serviço. 

Em caso de dúvidas ou para mais informações e ajuda, entre em contato com um dos corretores da Nova Época Imóveis!